Código de Ética – FAQ
- ¿Mi conducta o decisión podrían dañar a alguien? ¿Mi conducta violará la confianza de compañeros, clientes, proveedores, accionistas y otras partes interesadas?
- ¿Mi conducta violará la confianza de compañeros, clientes, proveedores, accionistas y otras partes interesadas?
- ¿Evalué completamente los riesgos potenciales que mi conducta puede generar?
- Si mi conducta llegara a ser de público conocimiento, ¿seguiré pensando que hice lo que corresponde? ¿Estoy dispuesto a ser responsable de esta decisión o acción?
- Tengo la seguridad de que la acción que pretendo llevar a cabo es coherente con la misión y los valores de nuestras políticas corporativas, así como con las leyes y reglamentos existentes?
Si no está seguro consulte sobre sus acciones antes de llevarlas a cabo e informe aquellas conductas que entienda que pudiera suponer un riesgo para nuestra compañía y para nuestra reputación, hable con su jefe directo, con el Departamento de Cumplimiento Normativo o de Recursos Humanos.
Tenemos tolerancia cero al soborno. No ofrecemos, damos, solicitamos ni aceptamos sobornos o coimas, ni en dinero ni en cualquier tipo de forma, sea un bien o un servicio de valor.
Requerimos que nuestros clientes y proveedores adhieran a nuestra política de anticorrupción. En sus contratos, incluimos disposiciones legales que los obligan a evitar este tipo de conducta, prohibiendo cualquier soborno y acto de corrupción.
Nos aseguramos que todos los pagos a terceros sean registrados de forma precisa y documentados adecuadamente.
Las actividades comerciales ilícitas en cualquier lugar del mundo pueden potencialmente involucrarlo a usted y a la Compañía en la aplicación de distintas leyes de anticorrupción superpuestas. Algunas empresas han sido sancionadas simultáneamente, por el mismo delito de corrupción, en más de un país.
Tenga en cuenta que las prácticas de negocios que son aceptables en un contexto comercial, tales como algún obsequio u hospitalidad, pueden estar terminantemente prohibidas cuando la persona involucrada es un Funcionario Público.
- Operaciones con grandes sumas de dinero involucradas, en las cuales se requiera entregar el monto en efectivo;
- pagos que no se encuentran respaldados por ningún tipo de documentación, comprobante o recibo;
- pagos enviados a cuentas bancarias ubicadas en un país distinto de aquel en el cual reside el titular de la cuenta o en el cual se prestó el servicio;
- pagos enviados a cuentas bancarias abiertas a nombre de un tercero que no estuviera vinculado con la operación;
- facturas cuyos montos parezcan estar por encima de los valores de mercado o cuyo detalle fuera vago o que no refleje adecuadamente el servicio prestado o que contenta errores de hecho;
- pagos desproporcionados en relación al servicio prestado;
- empleo o pagos a personas cercanas a Funcionarios Públicos;
- cargos o recargos inusuales.
- Denuncien una conducta que estimen constituye una violación a nuestro Código, nuestras políticas o a cualquier ley aplicable;
- Efectúen consultas sobre Cumplimiento e Integridad, o que busquen asesoramiento respecto de una práctica, decisión o acción comercial en particular;
- Colaboren con la investigación de una posible violación.
Las represalias contra un Colaborador que de buena fe realice una Denuncia constituyen una violación al Código. Si sabe o sospecha que se han tomado represalias o bien, si usted es víctima de ellas, por favor infórmelo inmediatamente al Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: He visto a alguien incumpliendo uno de los requisitos del Código. Sin embargo, no conozco bien a esta persona y probablemente no la vuelva a ver. ¿Qué debo hacer?
R: Es responsabilidad de cada Colaborador denunciar cualquier tipo de sospecha por una conducta que incumpla el Código de Ética. Puede hacerlo poniéndose en contacto con su jefe directo, con el Departamento de Cumplimiento Normativo, o con el Departamento de Recursos Humanos. También puede dejar su Denuncia en el Canal de Comunicación. De lo contrario, tal conducta podría poner en riesgo la reputación de Biogénesis Bagó incurriendo en sanciones económicas que afecten la rentabilidad de la Compañía.
P: Creo que algunos de mis compañeros de equipo están incumpliendo el Código de Ética. Sin embargo, tengo miedo de que, si lo comunicara, descubrieran que he sido yo y me excluirían del equipo. ¿Qué puedo hacer?
R: Si cree o sospecha que alguien está incumpliendo el Código, tiene el deber de comunicarlo. Biogénesis Bagó no tolerará ningún tipo de represalia dirigida contra alguien que ha mostrado su preocupación de buena fe acerca de un posible incumplimiento del Código. Si desea denunciar de forma anónima, puede hacerlo a través del Canal de Comunicación. Este servicio está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, a través de la Página Web.
P: Un compañero hace con regularidad comentarios acerca de mi cuerpo ¿Qué debo hacer?
R: Le instamos a que primero le diga a la persona que deje de hacerlo. Si no se siente confortable con esto, o si la actividad no cesa, contacte a su jefe directo, al Departamento de Recursos Humanos, o al Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: Durante una reunión, un Colaborador usó una palabra que es ofensiva para mí. ¿Qué debo hacer?
R: Dígale a esa persona, con respeto y claramente, lo que le generó dicha expresión. Algunas palabras son universalmente ofensivas y otras no, por lo cual, esa persona quizás no sepa que la palabra puede ofender a alguien. También puede hacer uso de nuestra Política de Puertas Abiertas, y contactar a alguien del Departamento de Recursos Humanos, o del Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: ¿Sólo se provee protección contra represalias si reporto mis inquietudes a través del Canal de Comunicación?
R: Las represalias son inaceptables sin importar qué medio usa usted para presentar su inquietud (sea a través de su jefe directo, la gerencia, el Departamento de Recursos Humanos o el Departamento de Cumplimiento Normativo). Si usted cree que es víctima de represalias, por favor contacte inmediatamente a uno de esos medios.
P: Hace unos meses realicé una consulta sobre cumplimiento normativo a mi jefe directo y desde entonces, dejó de incluirme en varias reuniones. ¿Eso puede considerarse como una represalia?
R: Cualquier cambio en la manera en la cual usted es tratado puede ser visto como represalia. Si su jefe directo o la persona a la cual le realizó la consulta lo trata diferente desde entonces, usted debe presentar su inquietud al Departamento de Cumplimiento Normativo o puede hacerlo a través del Canal de Comunicación.
P: Uno de mis compañeros hizo una Denuncia falsa contra mí, a través del Canal de Comunicación y creo que lo hizo para afectar negativamente mi trabajo. ¿Puedo pedir que se lo sancione ya que obviamente está tratando de esparcir mentiras sobre mí?
R: Debemos creer que todos los Colaboradores que reportan inquietudes lo hacen de buena fe. Por esta razón, tomar acciones contra una persona por reportar una inquietud podría verse como represalia y podría resultar en una acción disciplinaria contra usted. En Biogénesis Bagó contamos con políticas Anti-represalias, por lo tanto no serán toleradas tales acciones ya que impiden un entorno de reporte abierto y fomentan una cultura de temor.
P: Mi tío es el Viceministro del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca de mi país. ¿Necesito informar esto al Departamento de Cumplimiento Normativo?
R: Este podría ser un conflicto de interés potencial, real o aparente, dependiendo de su puesto, los negocios de Biogénesis Bagó en ese país y otras condiciones. En todo caso, debería informarlo al Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: Mi pareja es propietaria de una empresa de material de oficina y sus precios son más bajos que los de otras empresas. ¿Hay algún problema si le pido que nos suministre este material?
R: Sí, esto supone un conflicto debido a su relación personal con su pareja. Puede mencionarle a su jefe directo la empresa de su pareja, pero debe declarar su interés y no involucrarse en ninguna negociación con el nuevo proveedor potencial.
P: Mi pareja ha comenzado a trabajar para una empresa competidora. Hemos decidido no hablar sobre trabajo en casa para garantizar que no se revele información confidencial. ¿Hay algo más que deba hacer para cumplir con el Código de Ética?
R: Aunque no compartan información confidencial, la apariencia de ello podría considerarse un conflicto de interés. El enfoque más seguro es que cada uno de ustedes le comunique a su jefe directo que su pareja trabaja para la competencia, y que usted informe tal situación al Departamento de Cumplimiento Normativo o a través del Canal de Comunicación.
P: A menudo he oído que debemos evitar incluso un conflicto de interés aparente. ¿Qué significa esto?
R: En general, significa que no debemos involucrarnos en situaciones en las que un tercero tendría buenos motivos para cuestionar nuestra objetividad o imparcialidad.
P: ¿Puedo utilizar fondos del presupuesto del departamento para ayudar a que un político local gane unas elecciones? El político en cuestión ha dicho que apoyaría nuestros nuevos proyectos de la región si es elegido.
R: Biogénesis Bagó está firmemente comprometida a realizar negocios con integridad y forma parte de nuestra política no realizar contribuciones políticas de ningún tipo. Por lo tanto no debe realizar ninguna donación a políticos a ningún nivel en nombre de Biogénesis Bagó. Además, puesto que el político era consciente de la posible donación y prometió algo que podría considerarse un favor hacia Biogénesis Bagó, esto tendría el potencial de dañar la reputación de Biogénesis Bagó. Por lo tanto, este asunto debe trasladarse al Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: ¿Está permitido en algún caso aceptar un regalo o gentileza comercial de un cliente?
R: Aceptar pequeños obsequios u otros favores de un cliente podría estar permitido, pero siempre se deben seguir las normas estipuladas en la Política de Regalos y Hospitalidades, conforme a lo previsto en el Código de Ética. En particular, nunca debe permitir que obsequios ni actos de hospitalidad, ya sean ofrecidos o recibidos, influencien sus decisiones comerciales, ni dar a otras personas un motivo para sospechar que puede existir una influencia.
En todos los casos se debe consultar al Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: He recibido un regalo que creo que no debería aceptar, pero sería embarazoso rechazarlo. ¿Qué debo hacer?
R: Siempre debe sentirse libre para rechazar un regalo y devolverlo con una nota de agradecimiento. Si se trata de un regalo inapropiado, informe a su jefe directo y analice los siguientes pasos a seguir.
P: Me invitaron a una sesión de capacitación comercial realizada por una organización profesional. Después del primer día de capacitación, los proveedores que organizan el evento van a proveer comidas y bebidas en una recepción para todos los asistentes a la sesión. ¿Puedo quedarme a la recepción?
R: Sí. Ya que la recepción es abierta a todos los asistentes, usted no está siendo individualizado como representante de Biogénesis Bagó.
P: Recibí entradas para un partido de fútbol de un amigo que recientemente está llevando a cabo muchos negocios en nuestro departamento. ¿Podría aceptarlas?
R: Esto constituye un potencial conflicto de interés, por lo tanto debe registrarlo informándolo al Departamento de Cumplimiento Normativo.
P: Tengo que viajar frecuentemente por mi trabajo. ¿Puedo usar la computadora portátil que me proporciona la Compañía para revisar mi cuenta bancaria en línea?
R: Sí, siempre que no interfiera con su desempeño en el trabajo, no hay ningún inconveniente de que realice la consulta.
P: Mi gerente me indicó que debo llevar a bordo conmigo mi computadora portátil, ¿eso es realmente necesario?
R: Sí. Cuando viaje con una computadora portátil de la Compañía, debe llevarla con usted a bordo del avión. No debe colocarla con el equipaje que vaya a despachar. Esto es necesario a efectos de evitar el robo, pérdida, mal uso o daño la computadora y la información que contiene.
P: Un Colaborador presentó su renuncia recientemente. Desde entonces, ha estado enviando a su computadora personal correos electrónicos con la información de contacto de algunos de nuestros proveedores para poder empezar su propio negocio. ¿Es esa una infracción?
R: Sí. La información de los proveedores que se ha obtenido a través de su trabajo en Biogénesis Bagó es considerada información confidencial de la Compañía. No debería usarla para su negocio personal.
P: He presentado mi renuncia en Biogénesis Bagó y es mi último día de trabajo. He descargado algunos documentos clave que he creado yo mismo a un disco duro personal. ¿Puedo usarlos o compartirlos fuera de Biogénesis Bagó?
R: No. No debe utilizar ninguna información confidencial adquirida a través de Biogénesis Bagó o desarrollada por usted como empleado de Biogénesis Bagó para ningún otro propósito. Su deber de confidencialidad continúa después de su renuncia. Deberá devolver a Biogénesis Bagó todos los documentos que contengan información privilegiada. Toda esta información debe ser eliminada de los discos y sistemas de su propiedad.
P: Tengo un blog anónimo en el que escribo con frecuencia. ¿Puedo publicar información de la que me he enterado en mi trabajo?
R: Si bien escribir en línea puede ser una excelente forma de comunicarse con otros, es importante considerar algunos de los riesgos y beneficios que eso implica. Mantenga la confidencialidad de la información relacionada con Biogénesis Bagó y sus socios, así como la información personal de Colaboradores, proveedores y clientes. No revele nada que no sea público. En última instancia, usted es responsable por lo que coloca en su blog.
P: Por mi actividad previa en otra empresa sé que ésta tiene un recurso que podríamos usar. ¿Puedo hacerlo?
R: Le rogamos que lo compruebe con el Departamento de Legales antes de proceder. Este recurso puede ser propiedad exclusiva de esa empresa o ser utilizado en ésta bajo la licencia de un tercero. Si Biogénesis Bagó no ha adquirido los derechos para usarlo en otras empresas o no ha concedido a la empresa el derecho a usar dicho recurso, no tiene derecho a utilizarlo.
P: Un amigo me dijo que puede darme información sobre la próxima estrategia de publicidad de un competidor. ¿Debo obtener la información?
R: No, en Biogénesis Bagó no tenemos deseos ni necesidad de saber secretos comerciales de otras empresas.
P: Una asociación de comercio de nuestra industria me ha contactado para participar en un estudio comparativo de los miembros de su asociación, la cual pareciera ser una buena manera de obtener información sobre nuestros competidores. ¿Debería participar?
R: No tiene nada de malo participar en actividades comparativas de la industria; sin embargo, eso no debe ser usado para revelar información confidencial sobre competidores.
P: Alguien me ha enviado una copia de la hoja de precios interna de los productos de nuestro mayor competidor, clasificada como información confidencial. Esto nos resultaría muy útil para determinar nuestros precios del año próximo. ¿Puedo utilizar esta información?
R: No. Si la información es confidencial, no puede utilizarse. Hacerlo no sería ético y podría exponerlo a usted y a Biogénesis Bagó a riesgos en virtud de las leyes de antimonopolio y Lealtad Comercial. Deberá contactar de forma inmediata al Departamento de Cumplimiento Normativo, de manera que la información se pueda destruir o devolver a su propietario.
P: ¿Puedo hacerme pasar por un cliente para obtener información sobre los precios de nuestra competencia?
R: No. Es inapropiado obtener información sobre un competidor suplantando su identidad o induciendo a un empleado de la competencia o un tercero a revelar información confidencial. La recopilación de información sobre nuestros competidores es una actividad comercial aceptable, siempre que se lleve a cabo de forma legal y ética.
P: Estamos discutiendo una empresa conjunta con un socio local que nos ayudará a abrir nuevos mercados en otro país. El nuevo socio está proponiendo arreglos especiales de facturación y envío que sostiene que nos ahorrará impuestos a ambos. No estoy familiarizado con esta técnica, ¿cómo debemos tratar esto?
R: No participe en contratos dónde no entienda todos los términos y condiciones. Asegúrese de que el Departamento de Legales revise y apruebe todos los términos y condiciones de cualquier contrato antes de proceder.
Code of Ethics – FAQ
- Would my conduct or decision potentially cause anyone harm?
- Will my conduct betray the trust my coworkers, customers, suppliers, shareholders and other stakeholders have placed in me?
- Have I thoroughly assessed the potential risks posed by my conduct?
- If my conduct were to become public, would I still view it as an instance of “doing the right thing”? Am I willing to take responsibility for this decision or conduct?
- Am I certain that what I mean to do is both aligned with our organizational mission and values as stated in our corporate policies and consistent with the laws and regulations in force?
If in doubt about the answer to any of these questions, it might help to seek proper advice before taking any intended action. Please bring any misconduct that you believe might pose a risk to our company and our reputation to the attention of your supervisor, the Compliance Department, or the Human Resources Department.
When it comes to bribery, ours is a zero tolerance policy. We do not offer, give, solicit or accept any kickbacks or bribes, whether in the form of money, a valuable good or service, or otherwise.
We require all of our customers and suppliers to adhere to our anticorruption policy. In our agreements with them, we include legal provisions requiring them to refrain from this kind of misconduct and prohibiting bribes and all acts of corruption.
We see to it that all payments to third parties are recorded in detail and properly documented.
Unlawful business activities anywhere around the world could potentially subject you and the Company to several different overlapping anti-corruption rules and regulations. Some companies are known to have been penalized in more than one country at the same time for the same corruption offence.
Keep in mind that business practices that are acceptable in a business setting—think gifts and hospitality—may be strictly prohibited if the person who is involved is a Public Servant.
- Transactions involving considerable amounts of money which are to be delivered in cash;
- Payments for which there is no supporting document, proof or receipt;
- Payments made into bank accounts in a country other than the country where the account holder resides, o where the relevant service was rendered;
- Payments made into bank accounts held by third parties not in any way involved in the relevant transaction;
- Invoices for seemingly above-market amounts, or whose details are vague, or which fail to accurately reflect the service rendered, or which contain factual errors;
- Payments that are disproportionate to the services rendered;
- Hiring of or payment to people in close relationship with Public Servants;
- Unusual charges or surcharges.
- Report any conduct which they reckon is a violation of our Code, our policies or any applicable law;
- Come to us with any queries on Compliance and Integrity, or seek advice on a particular business practice, decision or action;
- Collaborate in the investigation of a potential violation.
Any retaliation taken against a Coworker who in good faith reports any misconduct will represent a breach of the Code. If you become aware or suspect that an act of retaliation has occurred, or if you are a victim of reprisal, do not hesitate to report it immediately to the Compliance Department.
Q: I have witnessed someone violating a requirement of the Code. However, I do not know that person well and I probably won’t see that person again. What am I supposed to do?
A: It is each Coworker’s responsibility to report any conduct that is suspected to be in violation of the Code of Ethics. One way to do this is by reaching out to your supervisor, the Compliance Department, or the Human Resources Department. Another option is to file a Concern through the Integrity Line. If such conduct were to go unreported, it could jeopardize Biogénesis Bagó’s reputation and lead to economic penalties being imposed which could negatively affect the Company’s profitability.
Q: I believe some colleagues in my team are violating the Code of Ethics. However, if I were to report it, I fear that they might find out that it was me who did it and would ostracize me. How should I go about it?
A: If you have reason to believe or suspect that someone is in breach of the Code, you are under a duty to report it. Biogénesis Bagó will tolerate no form of retribution against any internal whistleblowers who have in good faith raised concerns about a possible violation of the Code. In case you prefer your concern to be anonymous, the Integrity Line service is available on our website 24 hours a day, 7 days a week.
Q: One of my coworkers cannot seem to stop making remarks about my physical appearance. What should I do?
A: We first encourage you to ask that person to stop it. If you do not feel comfortable doing that, or if such behavior will not cease, turn to your supervisor, the Human Resources Department, or the Compliance Department for support.
Q: During a meeting, a Coworkerr used language that I personally find offensive. What can I do?
A: Make that person aware of how the language they used made you feel. Be clear and respectful. Some expressions are universally inappropriate, while others are not. Thus, it may well be the case that the person in question did not know that a certain term or expression could be insulting to coworkers. Alternatively, you can rely upon our Open Door Policy and reach out to someone in the Human Resources Department or the Compliance Department.
Q: Is protection against retaliation available only if I voice my concerns through the Integrity Line?
A: Retaliation is unacceptable, regardless of which means you use to raise your concerns—whether you choose to go to your supervisor, a manager, the Human Resources Department, or the Compliance Department. If you believe yourself to be a victim of retaliation, do not hesitate to immediately contact anyone of them.
Q: A few months ago I made a compliance query to my supervisor. I have been left out of several meetings by my supervisor ever since. Should I take that as a form of retaliation?
A: Any change in the manner in which you are treated may be considered a retaliatory act. If your supervisor or the person whom you turned to with a query treats you differently ever since, you should bring that to the attention of the Compliance Department, or else file a concern through the Integrity Line.
Q: One of my coworkers made a false report against me through the Integrity Line and I believe that my coworker’s intention was to damage my professional reputation. May I ask that penalties be imposed because my coworker is obviously spreading lies about me?
A: We need to believe that all our Coworkers who file concerns will do so in good faith. For that reason, taking action against a person for raising concerns could be seen as retaliation, possibly leading to disciplinary action being initiated against you. At Biogénesis Bagó, we enforce Anti-Retaliation policies, which means that all forms of reprisal are completely unacceptable in that they hinder open reporting and promote a culture of fear.
Q: My uncle is the Vice-Minister of Agriculture, Livestock Farming and Fishing of my country. Do I need to inform this to the Compliance Department?
A: This could give rise to a potential, actual, or perceived conflict of interest depending on your position within the company, Biogénesis Bagó’s business in the relevant country, as well as other circumstances. In any event, you should bring this to the knowledge of the Compliance Department.
Q: My partner is the owner of an office supplies company and the prices she charges are lower than those of other companies. Is it OK for me to ask her to provide us with office supply items?
A: No. This scenario creates a conflict of interest because of your personal relationship with your partner. You can mention your partner’s company to your supervisor, but it is important that you openly declare that you have an interest and that you will not get involved in any negotiations with the potential new supplier.
Q: My partner has just joined a competing company. We have decided that we will not discuss work at home to ensure that no confidential information is revealed. Is there anything else I should do in order to comply with the Code of Ethics?
A: Even if you do not share confidential information with each other, the situation by and in itself may be perceived as a conflict of interest. In circumstances such like these, it would be best for each of you to inform your respective supervisor that your partner is working with a competing company, and that you bring this to the knowledge of the Compliance Department, or give proper notice through the Integrity Line.
Q: I have often been made aware of the fact that even a perceived conflict of interest is to be avoided. What does that mean?
A: Generally speaking, this means that we should not get ourselves involved in situations where a third party would have good reason to doubt our impartiality or objectivity.
Q: May I use funds in my department’s budget to help a local politician win the elections? The politician in question said they would support our projects in the region if ultimately elected.
A: Biogénesis Bagó stands firmly committed to doing business with integrity, and refraining from any and all forms of political contributions is key to our policy. Accordingly, you may not donate to politicians at any level on behalf of Biogénesis Bagó. In addition, the fact that—aware that a donation would probably be made—the politician promised to do something in return which could be seen as a favor for the benefit of Biogénesis Bagó could potentially tarnish the Company’s reputation. Therefore, this is the kind of matters that should be communicated to the Compliance Department.
Q: Am I allowed to accept a gift or business courtesy from a customer?
A: Accepting small gifts or other favors from customers may be permitted. However, you will need to make certain that all rules set out in our Gifts and Hospitality Policy are strictly followed, as provided in the Code of Ethics. In particular, you should never let gifts or hospitality, whether offered or received, influence your business decisions, nor should you give other people reason to suspect any such influence exists.
In all cases, you should approach the Compliance Department for guidance.
Q: I have received a gift which I think should not be accepted, but it would be awkward for me to decline it. How should I proceed?
A: Feel free to decline a gift and politely return it with a thank-you note. If the gift is inappropriate, let your supervisor know and discuss which steps to follow.
Q: I have been invited to a business training session organized by a professional association. Following the first day of training, the suppliers organizing the event will offer food and beverages as part of a reception for all participants of the session. May I join the reception?
A: Yes, you may. As all participants are invited to the reception, you will not be singled out as a representative of Biogénesis Bagó.
Q: I received tickets for a soccer game from a friend who has recently been doing business often with our department. May I accept those tickets?
A: As this creates a potential conflict of interest, you should inform it to the Compliance Department.
Q: I usually go on business trips. Can I use the portable computer that the Company lends me to check my bank account online?
A: Yes, you can. As long as it does not interfere with your performance at work, it is OK for you to check your account.
Q: My manager told me that I have to carry my portable computer with me on board. Is that really necessary?
A: Absolutely. Whenever you take a portable computer of the Company on a trip, make sure to bring it with you on the plane. In order to prevent the theft, loss or misuse of, or damage to, the computer and the information in it, please do not pack the computer away in your checked baggage.
Q: A Coworker has recently resigned. Ever since, this Coworker has on several occasions e-mailed the contact details of some of our suppliers to its personal e-mail address seeking to set up its own business. Is that a violation?
A: It is. The information about suppliers that you may have come across as a result of your work at Biogénesis Bagó is deemed confidential information and is the Company’s property. You should not use it for the purposes of a business of your own.
Q: I have resigned from Biogénesis Bagó and this is my last day with the company. I have copied some key documents that I created myself to a hard disk of mine. Am I allowed to use those documents or share them outside Biogénesis Bagó?
A: No. You cannot use confidential information that you may have obtained through Biogénesis Bagó, or that you may have developed during your employment with Biogénesis Bagó, for any purposes other than those originally intended. Your duty of confidentiality will continue to apply after your resignation. You will be required to return to Biogénesis Bagó all documents containing privileged information, and all such information will need to be deleted from all disks and systems of your own.
Q: I have an anonymous blog on which I frequently publish posts written by me. Am I permitted to post information that I learned about at work?
A: While writing online is a great way to communicate with other people, you are strongly advised to assess some of the related risks and benefits. Bear in mind that all information relating to Biogénesis Bagó and its partners, as well as all personal details concerning Coworkers, suppliers and customers, must be kept confidential. Make sure not to disclose any information which is not in the public domain. Note that you will be ultimately held accountable for the contents of your blog.
Q: From a previous job at a different company I know that it has a resource which could be of use for the Company. May I use that resource?
A: Please consult with the Legal Affairs Department first. The resource in question may be the exclusive property of that other company, or it may also be the case that it is being used by that company under license from a third party. If Biogénesis Bagó has not acquired rights for the resource to be used by other companies, or if it has not granted that other company the right to use the resource, it is not entitled to make use of it.
Q: A friend of mine told me they could make information available to me on the upcoming advertising strategy of a competing company. Should I accept that information?
A: No, you should not. At Biogénesis Bagó we do not want or need to know about the trade secrets of other companies.
Q: A trade association in our industry has invited me to participate in a comparative survey of its members, which appears to me as a good way to obtain information on our competitors. Should I participate?
A: There is nothing wrong with participating in comparative exercises within the industry. However, these should not be used as an opportunity to disclose confidential information on competing companies.
Q: I have been sent a copy of the internal price sheet for the products of our largest competitor and it is identified as confidential information. This sheet could be really helpful for us to determine our prices for next year. May I use this information?
A: No. If the information is confidential, it cannot be used. It would be unethical to do so, and both you and Biogénesis Bagó could risk prosecution under the applicable antitrust and fair trade laws. You should immediately contact the Compliance Department so that the information can be destroyed or returned to its owner.
Q: May I hold myself out to be a customer to obtain information on the prices charged by a competitor?
A: No. It is inappropriate to obtain information about a competitor by impersonating another person, thus concealing your true identity, or by inducing an employee with a competing company or a third party to disclose confidential information. Gathering information on our competitors is an acceptable business practice, provided that it is done in a lawful and ethical way.
Q: We are considering setting up a joint business together with a local partner, which will help us extend our reach to new markets in another country. This new partner proposes that we make special invoicing and shipping arrangements that the partner claims will save us both tax money. I am not familiar with the proposed mechanism. How should we go about this?
A: Do not execute any agreements without a full understanding of all terms and conditions. Be certain to have the Legal Affairs Department review and approve all the terms and conditions of an agreement before taking any further action.
Código de Ética – FAQ
- Minha conduta ou decisão poderiam danar alguém?
- Minha conduta violará a confiança dos colegas, clientes, fornecedores, acionistas e outras partes interessadas?
- Fiz a avaliação completa dos riscos potenciais que minha conduta pode gerar?
- Se minha conduta chegasse a ser de conhecimento público, continuarei pensando que fiz o correto? Estou disposto a ser responsável desta decisão ou ação?
- Tenho a certeza de que a ação que pretendo realizar é coerente com a missão e os valores de nossas políticas corporativas, assim como com as leis e regulamentos existentes?
Caso não tenha certeza, consulte sobre suas ações antes de executá-las e informe aquelas condutas que considere que poderiam supor um risco para nossa companhia e para nossa reputação, fale com seu chefe direto, com a Área de Cumprimento Normativo ou de Recursos Humanos.
Temos tolerância zero ao suborno. Não oferecemos, damos, solicitamos nem aceitamos subornos ou propinas, nem em dinheiro nem em forma nenhuma, seja um bem ou um serviço de valor.
Requeremos que nossos clientes e fornecedores sigam nossa política de anticorrupção. Em seus contratos, incluímos disposições legais que os obrigam a evitar este tipo de conduta, proibindo qualquer suborno e ato de corrupção.
Garantimo-nos que todos os pagamentos a terceiros sejam registrados de forma precisa e documentados adequadamente.
Você e a Companhia podem ficar envolvidos nas atividades comerciais ilícitas em qualquer lugar do mundo, na aplicação de diferentes leis de anticorrupção sobrepostas. Algumas empresas têm sido sancionadas simultaneamente, pelo mesmo delito de corrupção, em mais de um país.
Leve em conta que as práticas de negócios que são aceitáveis em um contexto comercial, tais como algum presente ou hospitalidade, podem estar terminantemente proibidas quando a pessoa envolvida é um Funcionário Público.
- Operações com grandes somas de dinheiro involucradas, nas que seja requerida a entrega do montante em dinheiro;
- Pagamentos que não estão respaldados por nenhum tipo de documentação, comprovante ou recibo;
- Pagamentos feitos a contas bancárias localizadas em um país diferente daquele em que reside o titular da conta ou em que foi prestado o serviço;
- Pagamentos feitos a contas bancárias abertas a nome de um terceiro que não estiver vinculado com a operação;
- Notas fiscais com montantes que aparentem superar os valores do mercado ou com detalhamento vago ou que não reflita adequadamente o serviço prestado ou que contenha erros de fato;
- Pagamentos desproporcionados com relação ao serviço prestado;
- Emprego ou pagamentos a pessoas próximas a Funcionários Públicos;
- Débitos ou aumentos incomuns.
- Denunciem uma conduta que estimarem é uma violação ao nosso Código, nossas políticas ou qualquer lei aplicável;
- Realizem consultas sobre Cumprimento e Integridade, ou que procurem assessoria com relação a uma prática, decisão ou ação comercial em particular;
- Colaborem com a investigação de uma possível violação.
As retaliações contra um Colaborador que de boa-fé realizar uma Denúncia constituem uma violação ao Código. Caso você saiba ou suspeite que alguém sofreu represálias ou ainda, caso você seja vítima delas, por favor informe imediatamente à Área de Cumprimento Normativo.
P: Vi alguém descumprindo um dos requisitos do Código. No entanto, não conheço bem esta pessoa e provavelmente não a veja mais. O que devo fazer?
R: É responsabilidade de cada Colaborador denunciar qualquer tipo de suspeita por uma conduta que descumpra o Código de Ética. Pode fazê-lo entrando em contato com seu chefe direto, com a Área de Cumprimento Normativo, ou com a Área de Recursos Humanos. Também pode deixar sua Denúncia na Linha de Integridade. Caso contrário, tal conduta poderia pôr em risco a reputação da Biogénesis Bagó incorrendo em sanções econômicas que afetem a rentabilidade da Companhia.
P: Acho que alguns dos meus colegas de equipe estão descumprindo o Código de Ética. No entanto, tenho medo de que, se o denunciar, descubram que fui eu e me excluam da equipe. O que posso fazer?
R: Se acha ou suspeita que alguém está descumprindo o Código, tem o dever de comunicá-lo. A Biogénesis Bagó não tolerará nenhum tipo de retaliação dirigida contra alguém que mostrou sua preocupação de boa-fé sobre um possível descumprimento do Código. Caso você queira denunciar de forma anônima, pode fazê-lo através da Linha de Integridade. Este serviço está disponível as 24 horas do dia, os sete dias da semana, através do site.
P: Um colega faz com regularidade comentários sobre meu corpo. O que devo fazer?
R: Instamos a que você primeiro diga para essa pessoa que deixe de fazê-lo. Caso não se sinta confortável com isso, ou se a atitude continuar, entre em contato com seu chefe direto, com a Área de Recursos Humanos, ou com a Área de Cumprimento Normativo.
P: Durante uma reunião, um Colaborador usou uma palavra que é ofensiva para mim. O que devo fazer?
R: Diga para essa pessoa, com respeito e claramente, o que essa expressão gerou em você. Algumas palavras são universalmente ofensivas e outras não, pelo qual, essa pessoa talvez não saiba que a palavra pode ofender alguém. Também pode fazer uso de nossa Política de Portas Abertas, e contatar alguém da Área de Recursos Humanos, ou da Área de Cumprimento Normativo.
P: Só é providenciada proteção contra represálias se informo minhas inquietudes através da Linha de Integridade?
R: As retaliações são inaceitáveis sem importar o meio utilizado por você para expor sua inquietude (seja através de seu chefe direto, a administração, a Área de Recursos Humanos ou a Área de Cumprimento Normativo). Se você acha que é vítima de represálias, por favor, entre em contato imediatamente por algum desses meios.
P: Faz alguns meses fiz uma consulta sobre cumprimento normativo a meu chefe direto e, desde então, já não me incluiu em várias reuniões. Isso pode ser considerada uma retaliação?
R: Qualquer mudança na maneira em que você é tratado pode ser visto como retaliação. Se seu chefe direto ou a pessoa à qual você fez a consulta o tratar diferente desde então, você deverá apresentar sua inquietude na Área de Cumprimento Normativo ou através da Linha de Integridade.
P: Um dos meus colegas fez uma Denúncia falsa contra mim, através da Linha de Integridade e acho que o fez para prejudicar meu trabalho. Posso pedir que seja sancionado já que obviamente está tentando espalhar mentiras sobre mim?
R: Devemos pensar que todos os Colaboradores que informam inquietudes agem de boa-fé. Por isso, reagir contra uma pessoa por comunicar uma inquietude poderia ser visto como retaliação e poderia resultar em uma ação disciplinar contra você. Na Biogénesis Bagó contamos com políticas Anti-retaliações, portanto, não serão toleradas tais ações, já que impedem um entorno de denúncia aberto e promovem uma cultura do temor.
P: Meu tio é o Vice-ministro do Ministério da Agricultura, Pecuária e Pesca do meu país. Preciso informar isso à Área de Cumprimento Normativo?
R: Este poderia ser um conflito de interesse potencial, real ou aparente, dependendo de seu posto, os negócios da Biogénesis Bagó nesse país e outras condições. Em todo caso, deveria informá-lo à Área de Cumprimento Normativo.
P: Meu/Minha companheiro/a é proprietário/a de uma empresa de material de escritório e seus preços são mais baixos dos que das outras empresas. Há algum problema se eu lhe peço que nos forneça este material?
R: Sim, isso constitui um conflito em razão da sua relação pessoal com seu/sua companheiro/a. Pode contar sobre a empresa de seu/sua companheiro/a para seu chefe direto, mas tem que declarar seu interesse e não ficar envolvido em negociação nenhuma com o novo fornecedor potencial.
P: Meu/Minha companheiro/a começou trabalhar para uma empresa concorrente. Decidimos não falar de trabalho em casa para garantirmos que não é revelada informação confidencial. Posso fazer algo mais para cumprir com o Código de Ética?
R: Ainda quando não compartilhem informação confidencial, a aparência disso poderia ser considerada um conflito de interesse. A abordagem mais segura é que cada um de vocês comunique a seu chefe direto que seu/sua companheiro/a trabalha para a concorrência, e que você informe tal situação na Área de Cumprimento Normativo ou através da Linha de Integridade.
P: Com frequência tenho ouvido que devemos evitar inclusive um conflito de interesse aparente. O que significa isso?
R: Em geral, significa que não devemos estar envolvidos em situações nas que um terceiro poderia ter boas razões para questionar nossa objetividade ou imparcialidade.
P: Posso utilizar fundos do orçamento da área para ajudar a que um político local ganhe nas eleições? O político em questão disse que apoiaria novos projetos da região se for eleito.
R: A Biogénesis Bagó está firmemente comprometida a realizar negócios com integridade e faz parte de nossa política não realizar contribuições políticas de nenhum tipo. Portanto, não deve ser realizada nenhuma doação a políticos de nenhum nível em nome da Biogénesis Bagó. Aliás, devido a que o político era consciente da possível doação e prometeu algo que poderia ser considerado um favor à Biogénesis Bagó, isso poderia prejudicar potencialmente a reputação da Biogénesis Bagó. Portanto, este assunto deve ser encaminhado à Área de Cumprimento Normativo.
P: É permitido em algum caso aceitar um presente ou cortesia comercial de um cliente?
R: Aceitar pequenos presentes ou outros favores de um cliente poderia estar permitido, mas sempre devem ser cumpridas as normas estabelecidas pela Política de Presentes e Hospitalidades, em conformidade com o previsto no Código de Ética. Em particular, você nunca deve permitir que presentes nem atos de hospitalidade, sejam oferecidos ou recebidos, influenciem suas decisões comerciais, nem dar a outras pessoas um motivo para suspeitar que pode existir uma influência.
Em todos os casos, deve ser consultado com a Área de Cumprimento Normativo.
P: Recebi um presente que acho não deveria ter aceito, mas seria embaraçoso rejeitá-lo. O que devo fazer?
R: Você sempre deve sentir-se livre para rejeitar um presente e devolvê-lo com um bilhete de agradecimento. Caso seja um presente inapropriado, informe ao seu chefe direto e analise os próximos passos.
P: Recebi um convite para uma sessão de capacitação comercial realizada por uma organização profissional. Depois do primeiro dia de capacitação, os fornecedores que organizam o evento vão dar comida e bebida em uma recepção para todos os participantes da sessão. Posso ficar na recepção?
R: Sim, já que a recepção é aberta a todos os participantes, você não está sendo individualizado como representante da Biogénesis Bagó.
P: Recebi entradas para um jogo de futebol de um amigo que recentemente está realizando muitos negócios em nossa área. Poderia aceitá-las?
R: Isso constitui um potencial conflito de interesse, portanto, deve registrá-lo informando à Área de Cumprimento Normativo.
P: Tenho que viajar frequentemente por meu trabalho. Posso usar o computador portátil disponibilizado pela Companhia para revisar minha conta bancária on-line?
R: Sim, sempre que não interferir com seu desempenho no trabalho, não há problema nenhum em que você realize a consulta.
P: Meu gerente me disse que devo levar comigo a bordo meu computador portátil, isso é realmente necessário?
R: Sim. Quando viajar com um computador portátil da Companhia, deve levá-lo com você a bordo do avião. Não o deve colocar com a bagagem que você for despachar. Isso é preciso para evitar o roubo, perda, mal uso ou dano ao computador e à informação que conter.
P: Um Colaborador apresentou a sua demissão recentemente. Desde então, esteve enviando ao seu computador pessoal correios eletrônicos com a informação de contato de alguns de nossos fornecedores para poder começar seu próprio negócio. Essa é uma infração?
R: Sim. A informação dos fornecedores que foi obtida através do seu trabalho na Biogénesis Bagó é considerada informação confidencial da Companhia. Não deveria usá-la para seu negócio pessoal.
P: Apresentei mina demissão na Biogénesis Bagó e é meu último dia de trabalho. Baixei alguns documentos chave que eu mesmo criei, em um disco rígido pessoal. Posso usá-los ou compartilhá-los fora da Biogénesis Bagó?
R: Não. Você não deve utilizar nenhuma informação confidencial adquirida através da Biogénesis Bagó ou desenvolvida por você como funcionário da Biogénesis Bagó para nenhum outro propósito. Seu dever de confidencialidade continua após a sua demissão. Deverá devolver à Biogénesis Bagó todos os documentos que contenham informação privilegiada. Toda esta informação deve ser eliminada dos discos e sistemas de sua propriedade.
P: Tenho um blog anônimo no qual escrevo com frequência. Posso publicar informação da qual fiquei sabendo no meu trabalho?
R: A pesar de que escrever on-line pode ser uma excelente forma de comunicação com outras pessoas, é importante considerar alguns dos riscos e benefícios que isso implica. Mantenha a confidencialidade da informação relacionada com a Biogénesis Bagó e seus sócios, assim como a informação pessoal do Colaboradores, fornecedores e clientes. Não revele nada que nao for público. Finalmente, você é responsável pelo que publica no seu blog.
P: Por minha atividade prévia em outra empresa sei que ela tem um recurso que poderíamos usar. Posso fazê-lo?
R: Rogamos-lhe que o verifique com a Área Jurídica antes de proceder. Este recurso pode ser propriedade exclusiva dessa empresa ou ser utilizado nela sob licença de um terceiro. Caso a Biogénesis Bagó não tenha adquirido a outras empresas os direitos de uso, ou não tenha cedido o direito de uso desse recurso à empresa, você não tem direito de usá-lo.
P: Um amigo me disse que pode disponibilizar-me informação sobre a próxima estratégia de publicidade de um concorrente. Devo obter a informação?
R: Não, na Biogénesis Bagó não temos vontade nem necessidade de saber segredos comerciais de outras empresas.
P: Uma associação de comércio de nossa indústria entrou em contato comigo para participar em um estudo comparativo dos integrantes de sua associação, a qual pareceria ser uma boa forma de obter informação sobre nossos concorrentes. Deveria participar?
R: Não tem nada de mau participar em atividades comparativas da indústria; no entanto, isso não deve ser usado para revelar informação confidencial sobre concorrentes.
P: Alguém me enviou uma cópia da folha de preços interna dos produtos de nosso maior concorrente, classificada como informação confidencial. Isso nos resultaria muito útil para determinar nossos preços do próximo ano. Posso utilizar esta informação?
R: Não. Quando a informação é confidencial, não pode ser utilizada. Fazê-lo não seria ético e tanto você como a Biogénesis Bagó poderiam ter riscos em razão das leis antimonopólio e de Lealdade Comercial. Deverá entrar em contato imediato com a Área de Cumprimento Normativo, para que a informação possa ser destruída ou devolvida a seu proprietário.
P: Posso me passar por um cliente para obter informação sobre os preços de nossa concorrência?
R: Não. É inapropriado obter informação sobre um concorrente suplantando sua identidade ou induzindo um funcionário da concorrência ou um terceiro a revelar informação confidencial. A recopilação de informação sobre nossos concorrentes é uma atividade comercial aceitável, sempre que for realizada de forma legal e ética.
P: Estamos discutindo uma empresa conjunta com um sócio local que nos ajudará a abrir novos mercados em outro país. O novo sócio está propondo acordos especiais de faturação e envio que diz que nos vai fazer poupar impostos aos dois. Não estou familiarizado com esta técnica, como devemos tratar isso?
R: Não participe em contratos nos quais não compreenda os termos e condições. Segure-se que a Área Jurídica revise e aprove todos os termos e condições de qualquer contrato antes de proceder.